月末が近くなると、請求書の作成、経費の集計、勤怠データの確認、紙書類のスキャン……と、毎月ほぼ同じ作業が積み重なってきます。机の上に書類が残ったまま、夕方になってから「あれも確認しないと」と思い出す。小さな会社だと、わりとある話です。
このツールでは、そういった毎月くり返す業務に何時間使っているかを入力すると、月間・年間の削減時間と、人件費換算の削減額をざっくり確認できます。まずは数字で見てみる、というのが目的のツールです。
入力に迷う場合は、まずサンプルで試せます。
請求書作成・経費精算・勤怠集計などの例を入れて、削減時間と削減額の見え方を確認できます。
使い方
このツールで分かること
- 毎月どの業務に何時間使っているか
- 改善すると、月間・年間でどれくらい時間を減らせそうか
- 人件費に換算すると、どれくらいの削減額になるか
- どの業務から見直すと効果が大きいか
入力前に確認しておきたいこと
下の5つは、入力時によくつまずくポイントです。先に目を通しておくと、数字のブレが減ります。
「なんとなく1時間かかる気がする」で入力すると削減効果が大きく出やすいです。実際に測ると、思ったより短いこともあります。
申請者・確認者・承認者など、複数人が関わっている業務は意外と多いです。上長が確認に5分使っているだけでも、月単位だと積み上がります。
移行期間のダブル作業や定着までの時間を考えると、最初は30〜40%で試算して後から調整する方が現実に近いです。
「まず無料で試す」という段階でも、有料切り替え後の費用を試算に含めておかないと、後で費用対効果が合わなくなることがあります。
月1回・30分と毎日・5分は月間合計が同じでも性質が違います。毎日の小さな作業の方が、担当者の体感負担は大きいことがあります。
基本設定
迷う場合は2,000円前後で試算
ツール導入費・設定費など
業務の入力
計算結果
業務を入力して「計算する」を押すと
削減時間・人件費換算の削減額・業務別ランキングが表示されます。
入力に迷う場合は「サンプルを入れる」から試せます。
業務別の結果
| 業務名 | 担当 | 改善前 月間作業 |
月間 削減時間 |
年間 削減時間 |
月間 削減額 |
費用差引後 月間削減額 |
優先度 | 改善コメント |
|---|
計算方法
このシミュレーターでは、1回あたりの作業時間、月の発生回数、関わる人数から、月間の作業時間を計算しています。月末処理のように月数回だけ発生する作業も、毎日の小さな確認作業も、同じ形で比べられます。
月間作業時間 ＝ 1回あたりの作業時間 ÷ 60 × 月の発生回数 × 関わる人数
月間削減時間 ＝ 月間作業時間 × 削減率
月間削減額 ＝ 月間削減時間 × 1時間あたりの人件費
月間純削減額 ＝ 月間削減額 − 月額費用
あくまで目安ですが、複数の業務を並べてみると「思ったより時間を使っている作業」が見つかることがあります。ここで出た数字は、社内で見直し候補を話すときのたたき台として使うのがちょうどいいです。
計算後にやること
関連リンク
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