ペーパーレス削減額計算ツール（詳細版）
中小企業・個人事業主向け ｜ 印刷・郵送・作業時間・保管コストを含む概算計算
印刷・紙コスト
郵送・封筒コスト
作業時間コスト
保管コスト
導入コスト
計算結果
この金額は概算です。実際の費用は契約内容や運用方法によって変わります。
このツールで分かること
このツールでは、ペーパーレス化によって減らせそうな費用を、月額と年額で概算できます。 紙代だけではなく、印刷、郵送、封筒、ファイリング、書類を探す時間まで含めて見るのが特徴です。
たとえば月末に請求書をまとめて印刷し、封筒に入れて、控えをファイルにしまっている場合。 1件あたりは数分でも、30件、50件と続くとそれなりの時間になります。 そこを数字にすると、「なんとなく面倒」だった作業が、削減候補として見えやすくなります。
使い方
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現在の紙作業を入力する
月間印刷枚数、郵送件数、紙作業に使っている時間を入力します。正確な数字が分からない場合は、まず月末の1か月分をざっくり入れて構いません。
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削減できそうな割合を調整する
いきなり100%削減で考えるより、最初は30〜50%くらいで見ると現実に近くなります。請求書だけ電子化する、社内申請だけPDFにする、という部分対応でも十分です。
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導入コストを入れる
クラウド請求書、電子契約、文書管理ツールなどを使う場合は、月額費用や初期設定費用を入力します。無料運用から始める場合は0円でも問題ありません。
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月間純削減額と回収期間を見る
ツール費用を差し引いたあとに、毎月いくら残るかを確認します。初期費用がある場合は、何か月で回収できるかも目安になります。
入力項目の目安
| 項目 | 入力の考え方 | 迷ったときの入れ方 |
|---|---|---|
| 月間印刷枚数 | 請求書、申請書、会議資料、控えなどを含めた枚数 | コピー用紙の減り方や、月末の印刷量からざっくり入れる |
| 郵送件数 | 請求書、契約書、案内文などを郵送している件数 | 請求書の送付先数から数えると分かりやすい |
| 作業時間 | 印刷、押印、封入、ファイリング、書類探しに使う時間 | 月末処理の日に「何分かかったか」をメモして月換算する |
| 1時間あたり人件費 | 担当者の時給換算、または社内で使う概算単価 | 迷ったら1,500〜2,500円くらいで試算する |
| 削減できる割合 | 紙作業のうち、電子化できそうな割合 | 最初は30〜50%で見ると無理が出にくい |
計算結果の見方
月間純削減額
ペーパーレス化で減らせる費用から、ツールの月額費用を差し引いた金額です。ここがプラスなら、費用面では進めやすい状態です。
年間純削減額
1年間で見た削減効果です。初期設定費用や移行作業の人件費も差し引くため、導入初年度の目安として見ます。
回収期間
初期費用を何か月で取り戻せそうかを示します。12か月以内なら、費用面では検討しやすい水準です。
ただし、数字だけで判断しすぎない方がよいです。 書類を探す時間が減る、在宅でも確認できる、押印待ちが減るといった効果は、金額に出にくい部分もあります。
ペーパーレス化の試算でよくあるミス
紙代だけで計算してしまう
よくあるのが、コピー用紙代とインク代だけで判断してしまうケースです。 でも実際には、印刷する、押印を待つ、封筒に入れる、控えを綴じる、あとで探す。 ここに時間がかかっています。
月末の夕方に、請求書をまとめて印刷している場面を思い出すと分かりやすいです。 プリンターの前で待つ時間や、封筒の宛名を確認する時間も、積み重なるとそれなりのコストになります。
削減割合を高くしすぎる
最初から「紙を80%減らせる」として計算すると、実際の運用とズレやすくなります。 取引先が紙の請求書を希望することもありますし、社内で一部だけ紙が残ることもあります。
まずは30〜50%くらいで試算して、慣れてきたら割合を上げる方が現実に近いです。